У сучасному бізнесі бек-офіс — це важливий компонент, що забезпечує ефективне функціонування компанії. Але що таке бек-офіс по суті? Чим відрізняються фронт-офіс та бек-офіс та які переваги надає аутсорсинг back-office? Ця стаття розгляне визначення бек-офісу, основні функції та переваги аутсорсингу цієї сфери бізнес-діяльності.
Що таке бек-офіс?
По суті бек-офіс – це співробітники внутрішніх відділів компанії, які не взаємодіють із клієнтами. Вони відповідають за технічну складову компанії, яка зазвичай прихована від очей.
Якщо більш розгорнуто, то бек-офіс – це внутрішні операції та процеси, пов’язані з адміністративною та операційною підтримкою компанії. Він опрацьовує важливі завдання, такі як фінансове управління, кадрове діловодство, облік, логістика та документообіг.
Бек-офіс походження визначення
Визначення бек-офіс пішло від англійського терміну back office. Дане визначення походить від традиції розміщувати технічні та інші, не пов’язані з публічною діяльністю відділи, в задній частині бізнес-об’єкта.
Фронт-офіс та бек-офіс: в чому різниця?
Традиційно, практично будь-який бізнес складається з кількох областей, які формують цілісну та робочу структуру компанії. Кожна з областей у строгому порядку виконує свої завдання щодо забезпечення роботи інших відділів.
Що таке фронт-офіс?
Фронт-офіс – це область компанії, яка відповідає за пряму взаємодію менеджерів (продавців) з клієнтами. Сюди можна включити: продавців, менеджерів із продажу, консультантів, інвестиційних брокерів, трейдерів тощо. Загалом, до цієї категорії можна віднести тих співробітників, які безпосередньо приносять дохід компанії, так би мовити, роблять «живі гроші». Крім конкретних спеціальностей фронт-офісом прийнято називати приміщення, в яких приймають клієнтів, комерційні сайти компаній, зокрема інтернет-магазини.
Що таке бек-офіс, та його роль у структурі бізнесу
На відміну від фронт-офісу бек-офіс забезпечує життєво важливу підтримку та адміністрування бізнесу. До бек-офісу можна віднести:
- відділ кадрів;
- бухгалтерію;
- логістику;
- технічний персонал;
- поштовий та складський відділи;
- юридичний відділ;
- відділ маркетингу;
- IT – відділ.
За аналогією з фронт-офісом, внутрішню адміністративну частину сайту, до якої немає доступу у простих користувачів, прийнято також називати бек-офісом.
Аутсорсинг бек-офісу: як виникла необхідність?
Ідея аутсорсингу бек-офісу, як і аутсорсингу бізнес-процесів (BPO) загалом, в сучасному бізнес-світі виникла не так давно. Поштовхом став перехід організацій від вертикальних, до горизонтальних, пласких структур управління.
Завдяки стрімкому розвитку інформаційних технологій ключовою концепцією бізнесу стала швидкість. Швидкість життєвого циклу продукції, швидкість навчання, швидкість обміну інформацією, швидкість прийняття рішень. Щоб залишатись конкурентоспроможними в такому ритмі компанії були вимушені сконцентруватись на профільних процесах, що визначають стратегічні переваги. А рутинні або непрофільні процеси віддати на аутсорс.
Причини передачі бек-офісу на аутсорс
Існує три основні види причин, за якими компанії передають бек-офіс на аутсорс: тактичні, стратегічні та трансформаційні.
Тактичний аутсорсинг бек-офісу, що це таке?
Аутсорсинг бек-офісу використовується для розв’язання конкретних проблем, з якими стикається бізнес, включаючи нестачу інвестицій, недостатню управлінську та професійну компетентність, скорочення штату тощо. Тактичний аутсорсинг бек-офіс спрямований на аналіз та оптимізацію витрат, скорочення інвестицій та вирішення кадрових питань. У цьому випадку back office outsourcing обмежений тимчасовими чи проєктними рамками.
Стратегічний аутсорсинг
Рішення про стратегічний аутсорсинг зазвичай приймається керівництвом організації для переорієнтації персоналу на основні завдання. У цьому випадку делегуються такі бізнес-функції, як IT, логістика та ведення бухгалтерії, аутсорсинг кол-центру тощо.
Трансформаційний аутсорсинг бек-офісу
Призначений для збереження позицій на ринку та створення конкурентної переваги. Під трансформаціями мається на увазі перехід до нової бізнес-моделі, вихід на нові ринки та впровадження інновацій.
Аутсорсинг бек-офісу: ключові переваги
Аутсорсинг бек-офісу може принести низку значних переваг для компаній, а саме:
Скорочення витрат
Делегуючи процеси бек-офісу на аутсорсинг, компанія несе менші витрати, пов’язані з обслуговуванням персоналу, організацією робочих місць та покупкою необхідного обладнання та програмного забезпечення.
Збільшення ефективності та концентрація на основних завданнях
Аутсорсинг бек-офісу дозволяє компанії зосередитися на основних завданнях та головних напрямках розвитку бізнесу. Виконання рутинних адміністративних та операційних функцій передається на стороннього провайдера, що звільняє час та ресурси для управління більш стратегічними питаннями.
Доступ до експертів та передових технологій
Аутсорсинг бек-офісу надає доступ до високої кваліфікації та експертних знань у галузі бізнес-процесів. Провайдери аутсорсингу мають досвід та компетенції в галузі бек-офісних операцій. Наприклад, аутсорсинг кол-центру надає доступ до передових технологій контактного центру та інструментів, що дозволяють підвищити продуктивність та якість обслуговування.
Гнучкість та масштабованість
Аутсорсинг бек-офісу забезпечує гнучкість та масштабованість у роботі компанії. Провайдери аутсорсингу можуть легко адаптуватися до змін в обсязі роботи та вимогам, а також надавати послуги різними мовами та у різних часових поясах, що особливо важливо для компаній із глобальною присутністю.
Бек-офіс на аутсорсинг: що потрібно врахувати?
Бек-офіс – це важлива частина вашої компанії. Аутсорсинг бек-офісу має ґрунтуватися на структурованому підході як на етапі планування, так й на етапі делегування функцій. Без достатньої підготовки аутсорсингові проєкти можуть зазнати невдачі та навіть завдати шкоди бізнесу. Ось основні кроки, які необхідно зробити:
Дослідження ринку та перевірка досвіду
Проведіть дослідження ринку та оцініть досвід потенційних провайдерів. Вивчіть їхню репутацію, а також попередній досвід роботи з клієнтами з вашої галузі.
Відстеження репутації та перегляд відгуків клієнтів
Перевірте репутацію провайдера, перегляньте відгуки клієнтів та оцініть рівень задоволеності. Це допоможе вам зробити більш свідомий вибір.
Угода про Service Level Agreement (SLA)
Переконайтеся, що у провайдера є Service Level Agreement (Угода про рівень обслуговування), в якій прописані ясні та конкретні метрики якості та результати, які потрібно досягти.
Рівень безпеки та конфіденційності даних
Обов’язково запитайте інформацію про заходи, які вживає провайдер для забезпечення безпеки та конфіденційності ваших даних. Переконайтеся, що провайдер послуг бек-офісу відповідає необхідним стандартам, має сертифікати та інфраструктуру для захисту інформації.
Бек-офіс: висновки
Сподіваємось, нам вдалося відповісти на питання «Що таке бек-офіс?», і ви зможете оцінити, чи доцільно використовувати аутсорсинг бек-офісу у вашій компанії.
А якщо ви шукаєте надійного провайдера BPO, то ви повинні знати, що Global Bilgi пропонує рішення для аутсорсингу бек-офісу, аутсорсинг контакт-центру, аутсорсинг HR-послуг та інших бізнес-процесів і забезпечує обслуговування для міжнародних клієнтів. Бек-офіс як послуга від Global Bilgi – це економічно ефективне та орієнтоване на клієнта рішення, яке змінить ваш бізнес!
